бесплатно по всей России
для жителей Москвы и зарубежья

Reference letter: как написать рекомендательное письмо на английском языке

Опубликовано: 1 месяц назад

В статье расскажем, что такое reference letter, для чего оно необходимо и как его составлять.

Reference letter: как написать рекомендательное письмо на английском языке

В западной практике рекомендательное письмо распространено куда больше, чем в русскоязычных странах. Если для нас такой документ чаще лишь дополнение к резюме, то при поступлении в зарубежный вуз и при приеме на работу в большинство иностранных компаний оно обязательно. Не стоит относиться к рекомендательному письму, как к формальности, ведь этот простой документ может открыть многие двери в вашей профессиональной и академической жизни.

Reference letter часто путают с letter of recommendation, поэтому для начала поясним, чем они отличаются.

Reference letter представляет собой небольшой по объему текст (одна-две страницы), в котором экс-начальник или коллега подробно описывают ваши сильные стороны. На Западе reference letter ценится высоко и может стать решающим аргументом в вашу пользу, однако вы прилагаете его к резюме по собственному желанию.

Letter of recommendation отличается от reference letter тем, что этот документ предоставляется по запросу отдела кадров той компании, в которую соискатель подал резюме.

Многие считают, что в рекомендательном письме нет необходимости, если вы предоставили резюме (CV) и мотивационное письмо (motivation letter). Давайте разберем, почему резюме и мотивационное письмо не могут заменить reference letter.

Резюме — это строгий перечень мест работы и учебы, а также список дополнительных компетенций (знание языков, сертификаты). В этом документе указывают сухие факты без подробных описаний.

В мотивационном письме необходимо объяснить, почему именно вы должны получить это место работы или учебы. Его вы пишите самостоятельно, а reference letter составляет и подписывает представитель с вашего предыдущего места работы.

Как написать reference letter?

При написании reference letter нет необходимости следовать жестким требованиям, однако вам стоит включить в него следующую информацию:

1) дата написания рекомендации
2) контактная информация лица, которому адресовано письмо
3) обращение
4) причина написания письма или краткая рекомендация
5) информация об авторе письма и его профессиональных отношениях с кандидатом
6) описание деятельности кандидата в компании, полученные им навыки
7) причины, по которым кандидат подходит на ту или иную должность
8) предложение предоставить дополнительную информацию и контакты автора письма
9) подпись

Для начала обсудим формальные элементы письма (пункты 1, 2, 3 и 9). Наличие контактной информации получателя в верхнем углу reference letter — это стандартное правило деловой переписки. В случае, если рекомендация печатается на специальном бланке или отправляется по электронной почте, эту информацию можно опустить.

Составляя рекомендацию, важно обращаться к адресату по имени: Dear Mr Adams / Dear Ms Wellington. Если вы не знаете имя получателя письма, проведите небольшое исследование на сайте компании. Безличное Dear Sir / Dear Madam экономит время, но выглядит небрежно. Если вы составляете рекомендацию на всякий случай (например, вы увольняетесь из компании и хотите получить характеристику вашей работы) и еще неизвестно, кому она может быть адресована, то в качестве обращения следует использовать фразу To Whom It May Concern. Обратите внимание, в США после обращения ставят двоеточие, тогда как в Великобритании — запятую или обходятся без знака препинания.

Подпись под reference letter стандартная для любой деловой переписки. Однако здесь необходимо отметить, что если вы пишете незнакомому человеку, обращаясь в начале письма Dear Sir / Dear Madam, то в конце необходимо поставить Yours Faithfully. Если же после Dear Sir / Dear Madam следует имя, то нужно писать Yours Sincerely. Важно, чтобы начало и конец послания соответствовали друг другу.

Для наглядности давайте представим, что к менеджеру компании UR Technology Inc. Владимиру Серову обратилась его сотрудница Светлана Гулевич. Светлана планирует продолжить карьеру за рубежом и просит Владимира написать для нее рекомендательное письмо. Следует помнить цель документа — убедить получателя в том, что лучшей кандидатуры, чем Светлана, ему не найти.

В тексте рекомендательного письма допустимо использовать оценочные характеристики, например: thrilled (рад), delighted (счастлив). Кроме того, в тексте письма можно употреблять имя и опускать фамилию сотрудника. Такое обращение говорит о том, что Владимир лично знаком со Светланой и имеет основания судить о ее способностях.

В начале текста рекомендации Владимиру нужно представиться (назвать имя и должность), пояснить, в каких профессиональных отношениях он состоит со Светланой, а также уточнить, как долго они работали вместе. Дальше можно уточнить, в чем именно состояли рабочие отношения, отметить ее карьерный рост в компании, а также указать конкретные сроки сотрудничества. Например:

I am Vladimir Serov, a manager at UR Technology Inc. It is my pleasure to recommend Svetlana Gulevich for the position of a lead engineer at Researchit Ltd.

Svetlana (have) worked in my team for 5 years. She started as a trainee and quickly rose to a lead position

Меня зовут Владимир Серов, я менеджер в компании UR Technology Inc. Я рад рекомендовать Светлану Гулевич на должность ведущего инженера в компании Researchit Ltd.

Светлана работала (работает) в моей команде в течение пяти лет. Она начала как практикант и быстро доросла до руководящей должности.

При написании текста важно быть внимательным с грамматикой: Present Perfect (I have worked) дает понять, что Светлана все еще работает в компании UR Technology Inс. Если Светлана ушла с работы, более уместным будет Past Simple (I worked).

Итак, первая часть reference letter не должен быть слишком объемной: два-четыре предложения будет достаточно.

Во второй части Владимиру следует рассказать о профессиональных качествах Светланы. Важно перечислить ее ключевые навыки и то, как она умеет их применять, описать конкретный опыт, полученный ею в компании, добавить несколько слов о тех проектах, в которых она принимала участие. Задача Владимира — представить Светлану как компетентного специалиста и незаменимого сотрудника. Здесь не стоит быть слишком формальным, ведь рассказ должен давать представление о реальном опыте человека и ее умении решать рабочие вопросы. В целом, правило здесь одно — не писать слишком много, но не упускать важное.

Хотите чувствовать себя уверенно на переговорах и уметь вести деловую переписку? Тогда записывайтесь на курс бизнес-английского.

Далее Владимиру стоит сказать несколько слов о личностных характеристиках Светланы, которые важны в ее профессиональной деятельности. В этой части важно быть лаконичным и выделить всего три или четыре наиболее ценных качества.

Заключительная часть рекомендации состоит из трех-четырех предложений. Здесь Владимир может привести формальную рекомендацию в случае, если не сделал этого раньше, а также выразить свое сожаление о потере такого ценного сотрудника, как Светлана. Обязательно стоит упомянуть о готовности предоставить любую более подробную информацию и оставить свои актуальные контактные данные (потенциальные работодатели действительно нередко связываются с авторами рекомендательных писем, чтобы подтвердить подлинность предоставленной информации).

Краткий словарь полезных фраз

ФразаПеревод
Рекомендация
I am thrilled/delighted/pleased to recommend...Я рад/счастлив рекомендовать...
It is my pleasure to recommend...Мне приятно порекомендовать...
I highly/strongly recommend Svetlana Gulevich for any position or career she may pursue.Я настоятельно рекомендую Светлану Гулевич на любую должность или направление, которое она для себя выберет.
Информация о профессиональных отношениях
Svetlana Gulevich worked for/at UR Technology Inc. since/for...Светлана Гулевич работала на/в UR Technology Inc. с... / в течение...
As a manager I had a pleasure of working with Svetlsna Gulevich as her supervisor.Как руководитель отдела маркетинга я имел удовольствие работать со Светланой Гулевич в качестве ее наставника.
I worked with/alongside Svetlana Gulevich on several projects.Я работал со Светланой Гулевич над несколькими проектами.
Svetlsna Gulevich worked as a lead engineer under my supervision.Светлан Гулевич работала инженером под моим руководством.
Информация о профессиональных и личных качествах
Svetlana Gulevich was employed as an engineer at/by UR Technology Inc. since...Светлана Гулевич работала инженером в UR Technology Inc. с...
She started as an engineer and quickly rose to a lead position.Она начала с позиции инженера и быстро выросла до ведущей должности.
During our time together Svetlana displayed abilities/talent/skills.За время нашего сотрудничества Светлана проявила способности/талант/умения.
In her time at UR Technology Inc., she showed...За время ее работы в UR Technology Inc. она показала...
She proved to be a good leader / a reliable worker / a valued part of the team.Она показала себя хорошим лидером / надежным работником / ценной частью команды.
Svetlana was responsible for / in charge of...Светлана отвечала за...
Svetlana performed various tasks, such as...Светлана выполняла различные задания, такие как...
She worked with...Она работала с...
She contributed to the development of our company / made a huge contribution to our development.Она способствовала развитию нашей компании / внесла вклад в наше развитие.
Заключение
Svetlana’s contribution to UR Technology Inc. is huge/immense/undeniable.Вклад Светланы в UR Technology Inc. велик/огромен/неоспорим.
She will be deeply missed at UR Technology Inc. / We will miss her at UR Technology Inc.Нам в UR Technology Inc. будет очень ее не хватать.
Svetlana’s leaving is a big loss for UR Technology Inc.Уход Светланы — большая потеря для UR Technology Inc.
We respect and support her striving/desire to seek another professional challenge.Мы уважаем и поддерживаем ее желание/стремление найти новый профессиональный вызов.
I am certain / I have no doubt that she will be successful in her future career.Я уверен / Нет никаких сомнений, что ее ждет успех в будущей карьере.
If you need more information please do not hesitate to contact me.Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной.
Please do not hesitate to contact me if you have any questions.Пожалуйста, свяжитесь со мной в случае, если у вас возникнут вопросы.
I would be glad to give/share/provide further information about Svetlanae’s working experience and skills.Я буду рад дать/поделиться/предоставить дополнительную информацию об опыте работы и навыках Светланы.

Представьте себя на месте HR-менеджера компании Researchit Ltd, которая ищет человека на должность ведущего инженера, и подумайте, какая рекомендация убедила бы вас в том, что Светлана Гулевич — идеальный кандидат. Какие ее качества, умения и навыки вы бы сочли ключевыми? Что бы вы хотели о ней узнать? Попробуйте набросать свои идеи прежде, чем прочитать пример reference letter.

Пример рекомендательного письма
Рекомендательное письмо

Подведем итог: основные рекомендации

Давайте подытожим все вышесказанное и соберем несколько ключевых советов для тех, кто садится писать рекомендательное письмо на английском.

  1. Не используйте безличное Dear Sir / Dear Madam в качестве обращения, потрудитесь отыскать имя человека, к которому попадет ваша рекомендация.
  2. Соблюдайте правила деловой переписки, но используйте оценочные характеристики, рассказывая о своем опыте общения с человеком.
  3. Не пишите слишком много: уделите внимание наиболее важным для будущего места работы/учебы качествам и навыкам.
  4. Не пишите о плохом: лучше не сказать ничего, чем дать отрицательную характеристику.
  5. Будьте внимательны с грамматикой и не допускайте орфографических ошибок — они сильно портят впечатление о вас.
  6. Оставьте контактную информацию и будьте готовы к тому, что потенциальный работодатель свяжется с автором письма и что-нибудь уточнит.

Несмотря на отсутствие жестких правил при написании reference letter, рекомендуем вам лаконично излагать мысли и учитывать пункты, описанные в нашей статье.

© 2020 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.
Автор
Редактор
Нажимая «Подписаться»,
вы принимаете условия соглашения
Этот сайт защищен reCAPTCHA и применяются Политика конфиденциальности и Условия обслуживания Google.