Составление формальных писем — задача непростая, особенно когда приходится писать их на английском языке. Но есть способ сделать это быстро и просто — использовать готовые шаблоны фраз. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке и какие фразы для этого использовать. Мы также приложим образцы этих писем на английском, чтобы по ним вы смогли написать свое письмо.
Кстати, мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке». Советуем ознакомиться и с этой статьей. А еще не забудьте почитать наше руководство о том, как писать email на английском языке.
Как написать письмо-жалобу на английском: Letter of complaint
Как следует из названия, письмо-жалобу на английском языке мы пишем, когда чем-то недовольны. Например, мы хотим обратить внимание руководства на некачественное обслуживание, некорректное поведение сотрудника или жалуемся на некачественный товар.
По сравнению с другими видами писем letter of complaint — самое эмоциональное письмо. Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью. Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный. Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.
Если цель вашей жалобы — обратить внимание на некоторые недостатки, то лучше сохранять нейтральный тон повествования. В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.
- Прежде чем приступить к самому письму, мы должны поздороваться с человеком. Используйте для этого следующие фразы:
Фраза Перевод Приветствие Dear Mr. Smith, Уважаемый мистер Смит, Dear Mrs./Ms. Smith, Уважаемая миссис/мисс Смит, Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам, - В первом абзаце письма следует указать суть вашей жалобы: что произошло, когда и где. Для этого вам могут понадобиться следующие выражения:
Фраза Перевод Нейтральный тон I am writing in connection with... Я пишу в связи с... I am writing on account of... Я пишу относительно... I am writing on the subject of... Я пишу по причине... I am writing to complain about... Я пишу, чтобы выразить недовольство... I am writing to draw your attention to... Я пишу, чтобы привлечь Ваше внимание к... Настойчивый тон I am writing to express my strong dissatisfaction at... Я пишу, чтобы выразить крайнее недовольство... I feel I must complain about... Я должен выразить свое недовольство... I was appalled at... Я был потрясен... / Меня привело в ужас... I wish to bring to your attention to a problem which arose due to... Я хотел бы привлечь Ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за... I wish to express my disgust at... Я хотел бы выразить сильное возмущение... I wish to express my unhappiness with... Я хотел бы выразить свое недовольство... - В основной части вы сообщаете более детально причины вашего негодования. При этом вы должны обосновать свое мнение, например, почему вы считаете, что ваша покупка не соответствует качеству, в чем именно выражалось некорректное поведение продавца и т. д.
- В заключении необходимо объяснить, как бы вы хотели разрешить ситуацию. Например: предложить меры, которые могут быть приняты в отношении недобросовестного сотрудника, попросить заменить некачественный товар или возместить его стоимость, или, возможно, вам важно просто услышать извинение. В этой части используйте такие слова и выражения:
Фраза Перевод Нейтральный тон I assume we can sort this matter out amicably. Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем. I hope the situation will improve. Я надеюсь, что ситуация улучшится. I hope you will deal with this matter as quickly as possible. Я надеюсь, что Вы решите эту ситуацию как можно скорее. I hope you will resolve this matter quickly. Я надеюсь, что Вы быстро разрешите эту ситуацию. I trust the matter will be resolved. Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен. Настойчивый тон I demand... Я требую... I hope I will not be forced to take further action. Я надеюсь, что мне не придется принимать дальнейшие меры. I insist upon... Я настаиваю на том, чтобы... ...otherwise I will be forced to take the matter further. ...иначе я буду вынужден принять дальнейшие меры. ...or I shall be forced to take legal actions. ...или я буду вынужден обратиться в суд. - В конце письма не забудьте попрощаться. Используйте для этого выражения:
Фраза Перевод Прощание Yours sincerely, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия) Yours faithfully, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия)
Если в приветственной части вы обращались к человеку по имени, например, Dear Mr. Smith, следует использовать фразу Yours sincerely. Если ваше письмо начиналось со слов Dear Sir/Madam, необходимо закончить его словами Yours faithfully.
Образец письма-жалобы на английском языке:
Dear Sir/Madam,
I am writing to bring to your attention an issue I encountered during my visit to your café on October 1st due to the unsatisfactory service provided by your staff.
To begin with, I made a reservation for four people, and we ordered 4 fresh salads, 4 steaks, and 4 glasses of orange juice. The waiter rudely informed us that they were out of steaks and insisted we "hurry up and choose something else" because he had many tables to wait on. Such behavior is, in my opinion, completely unacceptable.
Furthermore, instead of the Greek salad (with tomatoes, cucumbers, and olives) that we had ordered, the waiter brought us a chicken salad. When I attempted to clarify the situation, he stated that he couldn’t have made a mistake and that it was my fault for forgetting what I had ordered. I believe the rude tone and such careless service should not be tolerated.
To make matters worse, the waiter complained about the low tips and referred to me as “a greedy person” (I will not repeat the exact words he used). However, I believe I tipped him generously for the poor service he provided.
As a result of this incident, my friends and I have decided not to dine at your café again. Nevertheless, I would appreciate an apology for this experience, and I trust that you will give this matter your immediate attention.
Yours faithfully,
Ray Bakers
Я пишу, чтобы обратить ваше внимание на проблему, с которой я столкнулся во время посещения вашего кафе 1 октября из-за неудовлетворительного обслуживания, предоставленного вашим персоналом.
Прежде всего, я забронировал столик для четверых человек, и мы заказали 4 свежих салата, 4 стейка и 4 стакана апельсинового сока. Официант грубо сообщил нам, что стейков нет в наличии, и настоятельно попросил нас «поторопиться и выбрать что-то другое», так как у него еще много столиков, которые нужно было обслужить. Я считаю такое поведение совершенно неприемлемым.
Кроме того, вместо греческого салата (с помидорами, огурцами и оливками), который мы заказали, официант принес нам салат из курицы. Когда я попытался прояснить ситуацию, он заявил, что не мог ошибиться, и что это я забыл, что за салат заказал. Я считаю, что грубое отношение и такое небрежное обслуживание не должны допускаться.
К тому же, официант жаловался на низкие чаевые и назвал меня жадным человеком (я не буду повторять точные слова, которые он использовал). Тем не менее, я считаю, что щедро его отблагодарил за такое плохое обслуживание.
В результате этого инцидента мы с друзьями приняли решение больше не посещать ваше кафе. Тем не менее, я был бы признателен вам за принесение извинений за этот инцидент и надеюсь, что вы немедленно уделите этому вопросу внимание.
С уважением,
Рэй Бейкерс
Как написать ответ на письмо-жалобу на английском: Letter of apology
Letter of apology (письмо-извинение) на английском языке мы пишем, когда в чем-то провинились. Причин для извинения может быть великое множество, начиная от опоздания на обед с другом и заканчивая задержками поставок для крупной компании.
Извинительные письма бывают двух видов: формальные и неформальные. Между ними есть существенная разница. Формальные письма мы пишем для извинения перед официальными организациями и учреждениями. В них необходимо придерживаться строгих правил: использовать деловой язык, вежливые обращения, полные формы слов. Неформальные письма могут содержать разговорные выражения, сокращенные формы слов и т. д., ведь такие письма адресованы друзьям и знакомым. Давайте посмотрим, какие фразы используются в таком письме.
- Как и все письма, letter of apology начинается с приветствия. Оно может быть формальным и неформальным:
Фраза Перевод Формальное приветствие Dear Mr. Green, Уважаемый мистер Грин, Dear Mrs./Ms. Green, Уважаемая миссис/мисс Грин, Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам, Неформальное приветствие Dear John/Dad, Дорогой Джон/папа, Dear Mom/Kate, Дорогая мама/Кейт, - В первом абзаце извинительного письма необходимо указать, за что вы извиняетесь: рассказать, что произошло, когда и где. В этом вам помогут следующие фразы:
Фраза Перевод Формальное извинение I am writing to apologize for... Я пишу, чтобы извиниться за... I cannot apologize enough for... Я не могу подобрать нужные слова, чтобы принести свои извинения за... I must apologize for... Я должен извиниться за... I must apologize profusely for... Я приношу Вам свои искренние извинения за... Please accept my sincerest apologies for... Пожалуйста, примите мои искренние извинения за... Неформальное извинение I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel. Я не могу описать, как мне жаль и каким виноватым я себя чувствую. I hope you will understand when I say that... Я надеюсь, ты поймешь, когда я скажу, что... I owe you an apology for... Я должен извиниться перед тобой за... I’m so sorry if I upset you in any way... Прошу прощения, если я тебя чем-то обидел... I’m sorry for... Прошу прощения за... What can I say, except that I ‘m sorry. Что я могу сказать, кроме как «извини». - В основной части объясните причины, из-за которых сложилась подобная ситуация, акцентируйте внимание на том, что вы действительно сожалеете о случившемся.
- В заключении письма-извинения на английском языке следует еще раз извиниться. В этой части вы можете написать, что вы хотели бы загладить свою вину, вы надеетесь, что ситуация разрешится, вопрос уладится, обещание выполнится и т. д. Используйте для этого такие фразы:
Фраза Перевод Формальное извинение I hope my apologies will be accepted. Я надеюсь, что мои извинения будут приняты. I hope you will accept my apologies. Я надеюсь, что Вы примите мои извинения. Once again, sincerest apologies for... Еще раз прошу принять мои искренние извинения за... Неформальное извинение I ask for your understanding in this matter. Я прошу твоего понимания в этом деле. I beg you to forgive me for... Я умоляю простить меня за... I can’t tell you how sorry I am. Не могу выразить словами, как сильно я сожалею. I hope you believe me when I say how sorry I am. Надеюсь, ты поверишь, что я очень сожалею о случившемся. There is no excuse for ... and I hope you’ll forgive me. Нет никаких оправданий за ... и я надеюсь, что ты меня простишь. - Завершающий этап — это прощание. Оно должно соответствовать стилю письма, соответственно, быть формальным или неформальным.
Фраза Перевод Формальное прощание Yours sincerely, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия) Yours faithfully, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия) Неформальное прощание Yours, (your name) Твой(-я), (ваше имя) Love, (your name) С любовью, (ваше имя) Best wishes/regards, (your name) С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)
Образец формального письма-извинения на английском языке:
Dear Mrs Green,
I am writing to apologize for my absence at the annual reception held in honor of the company’s anniversary on November 19. I understand that my absence may have caused inconvenience, and I sincerely hope you will accept my apologies.
Unfortunately, due to an unexpected personal matter, I was unable to attend. At the last minute, I received an urgent call from my father and had to meet him at the airport. As a result, I asked Mr Danver to deliver the opening speech on my behalf. I trust that this change did not cause too much disruption.
Once again, please accept my sincerest apologies for not being present at such an important event. I deeply regret missing the opportunity to contribute and hope that Mr Danver was able to represent me appropriately.
Yours sincerely,
Richard Wilson
Пишу, чтобы принести извинения за свое отсутствие на ежегодном приеме, посвященном годовщине основания компании, который состоялся 19 ноября. Я понимаю, что мое отсутствие могло доставить неудобства, и искренне надеюсь, что вы примете мои извинения.
К сожалению, из-за неожиданной личной ситуации я не смог присутствовать. В последний момент я получил срочный звонок от моего отца и был вынужден поехать в аэропорт, чтобы встретить его. В связи с этим я попросил мистера Дэнвера выступить с приветственной речью от моего имени. Надеюсь, эта замена не вызвала серьезных затруднений.
Еще раз прошу принять мои искренние извинения за то, что не смог присутствовать на столь важном мероприятии. Мне искренне жаль, что я упустил возможность внести свой вклад, и я надеюсь, что мистер Дэнвер достойно представил меня.
С уважением,
Роберт Джонс
Образец неформального письма-извинения на английском языке:
Dear Meghan,
I’m really sorry I couldn’t be at your baby shower on August 14. I know you were probably disappointed, and I feel terrible for missing it.
Work completely overwhelmed me that week, and I ended up spending the whole evening at the office. I was so excited to come and celebrate with you in person, but then we had an unexpected emergency meeting that kept us there until late — nearly 10 p.m.! If not for that, I would’ve been there with you for sure.
I honestly feel awful about not showing up. Please forgive me, and I hope you’ll enjoy the little gift I sent your way.
Lots of love,
Susan
Мне очень жаль, что я не смогла прийти на твой baby shower 14 августа. Я представляю, как тебе было неприятно, и мне ужасно стыдно, что я все пропустила.
На той неделе у меня был просто завал на работе, и весь вечер я провела в офисе. Я очень ждала этой встречи и хотела лично поздравить тебя, но у нас внезапно назначили экстренное совещание, которое затянулось почти до 10 вечера! Если бы не это, я обязательно была бы рядом с тобой.
Правда, очень переживаю, что не пришла. Прости меня, пожалуйста. Надеюсь, тебе понравится небольшой подарок, который я тебе отправила.
С любовью,
Сьюзан
Используйте эти образцы, если вам понадобится написать письмо-извинение на английском языке.
Когда в деловой переписке может потребоваться умение работать с жалобами
Письмо-жалоба может потребоваться в различных ситуациях, связанных с обучением, бизнесом или использованием услуг иностранных компаний. Перечислим самые распространенные случаи, когда приходится писать жалобы.
Покупка товаров на зарубежных сайтах. При заказе товаров онлайн вы можете столкнуться с задержкой доставки, повреждением упаковки или браком. Чтобы решить вопрос, потребуется написать в службу поддержки обращение на английском языке.
Авиаперевозки. Вы можете подать официальную претензию, если возникнут трудности с авиакомпанией, например, задержка или отмена рейса, потеря или повреждение багажа, недоразумение с бронью мест.
Путешествия. Плохое обслуживание в отеле, некачественная организация тура, проблемы с трансфером, несоответствие условий проживания заявленным характеристикам номера — в поездке легко столкнуться с одной из этих неприятностей. Чтобы справиться с ними, может потребоваться составить официальную претензию.
Работа с иностранными компаниями и партнерами. Иногда приходится письменно обращаться с жалобой к иностранным контрагентам. Например, если подрядчик нарушил сроки выполнения работ, поставщик неправильно обработал заказ, одна из сторон не выполнила договорные обязательства.
Обучение за рубежом или дистанционные курсы. Подайте письменную жалобу университету или провайдеру образовательных услуг, если возникнут проблемы с учебным процессом или организацией курса, например, отсутствие преподавателя на занятиях или некорректная работа образовательной платформы.
Страховые компании. Если вы оформляете страховку в международной организации, понадобится вести коммуникацию на английском языке. Например, вы можете направить официальный запрос на возмещение ущерба или компенсацию стоимости лечения.
Неформальное письмо-жалоба уместно в ситуациях, когда вы общаетесь с другом или коллегой в неофициальной обстановке.
Как писать жалобы на английском и отвечать на них: проверочный тест
Рекомендуем пройти тест, чтобы лучше запомнить материал статьи.
Теперь у вас есть четкое понимание того, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке. Пользуйтесь предложенными нами фразами и образцами писем, и все получится. Ну а если вы хотите лучше изучить особенности ведения переписки на английском и научиться писать различные виды формальных и неформальных писем, приглашаем вас на курсы английского, где опытные преподаватели помогут вам достичь поставленных целей.
Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания письма-жалобы и письма-извинения.
Скачать список фраз по теме «Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке» (*.pdf, 276 Кб)
